Panduan CRM Ramoo
Hubungkan WhatsApp toko dengan AI Agent untuk otomatisasi follow-up, rekomendasi menu, hingga transaksi otomatis.
Fitur CRM Ramoo adalah tools yang dirancang untuk menghubungkan WhatsApp toko Anda langsung dengan AI Agent. Melalui fitur ini, AI Agent akan bertindak sebagai asisten pintar yang membantu mem-follow-up pelanggan, menawarkan menu atau produk unggulan, hingga membantu proses transaksi secara otomatis selama 24/7.
Lokasi Menu
Fitur CRM dapat diakses melalui: POS Ramoo → Customers → CRM
Sebelum Menghubungkan WhatsApp ke CRM Ramoo
Sebelum AI Agent dapat membantu mengirim pesan otomatis dan melayani pelanggan, Anda perlu memastikan syarat aktivasi terpenuhi dan memahami beberapa hal penting berikut.
1. Syarat Unlock Fitur CRM
Untuk membuka kunci (unlock) fitur CRM, toko Anda harus memenuhi kriteria performa berikut:
Minimal Transaksi di 3 Hari Berbeda
Toko Anda harus memiliki catatan transaksi aktif minimal di 3 hari yang berbeda.
Rata-rata Transaksi Rp100.000/Hari
Toko Anda perlu memiliki rata-rata nilai transaksi minimal Rp100.000 per hari.
Minimal 3 Transaksi QRIS Ramoo
Toko Anda wajib memiliki minimal 3 transaksi yang sukses dibayarkan menggunakan QRIS Ramoo.
2. Hal Penting & Risiko Pembatasan WhatsApp
Menghubungkan WhatsApp ke AI Agent memberikan kemudahan luar biasa, namun ada aturan main dari pihak WhatsApp yang wajib Anda perhatikan:
PENTING: Risiko Pembatasan (Restricted)
Jika aktivitas pengiriman pesan dianggap terlalu masif, tidak wajar, atau terdeteksi sebagai spam oleh sistem WhatsApp, akun WhatsApp Anda berisiko terkena pembatasan sementara (restricted).
Pembatasan ini sepenuhnya berada di bawah kendali pihak WhatsApp (Meta). Ramoo tidak bertanggung jawab atas pembatasan akun yang terjadi. Pengguna bertanggung jawab penuh atas aktivitas nomor yang dihubungkan.
Untuk meminimalisir risiko di atas, ikuti rekomendasi terbaik dari kami:
- Gunakan Nomor Khusus: Selalu gunakan nomor WhatsApp Business atau nomor khusus toko. Jangan gunakan nomor pribadi Anda.
- Matikan Fitur Pelacak: Nonaktifkan fitur Read Receipts (Laporan Dibaca) dan Last Seen / Online pada pengaturan WhatsApp Anda.
- Gunakan Secara Bertahap: Hindari membiarkan AI Agent membalas terlalu banyak pelanggan secara bersamaan di awal penggunaan. Lakukan pemanasan (warming up) nomor secara bertahap.
- Kontrol Tetap di Tangan Anda: Menghubungkan CRM tidak akan mengambil alih akun Anda. Anda tetap bisa membaca, mengirim, dan membalas pesan secara manual kapan saja langsung dari aplikasi WhatsApp Anda.
Eksplorasi Fitur Utama CRM Ramoo
Setelah WhatsApp berhasil terhubung, Anda akan disajikan dengan 4 tab utama di halaman CRM: Overview, Chats, Broadcast, dan Settings.
Dashboard Performa AI Agent
Tab Overview adalah pusat pemantauan untuk melihat seberapa efektif AI Agent bekerja membantu penjualan Anda.
| Fitur / Metrik | Deskripsi |
|---|---|
| Status Koneksi | Menampilkan status CONNECTED jika WhatsApp aktif dan siap digunakan. |
| Filter Cabang & Periode | Memfilter data berdasarkan cabang dan waktu (Today, This Week, This Month, Custom Range). |
| Rata-rata Waktu Balas | Menampilkan kecepatan AI membalas (misal: < 1 m berarti di bawah 1 menit). |
| Total Interaksi | Jumlah total pesan masuk, keluar, dan percakapan aktif pada periode terpilih. |
| Pesan Belum Dibaca | Jumlah pesan pelanggan yang belum ditangani agar tidak ada yang terlewat. |
| Tren & Grafik | Grafik visual untuk memantau Pesan Masuk, Tren Konversi, dan Tren Pendapatan (Revenue) aktual. |
Funnel & Konversi AI CRM
Gunakan metrik ini untuk melihat efisiensi corong penjualan (sales funnel) Anda:
- Leads Masuk: Jumlah pelanggan baru yang masuk ke database CRM.
- Leads Dihubungi: Jumlah pelanggan yang berhasil dihubungi oleh AI Agent.
- Deals Closing: Jumlah pelanggan yang berhasil melakukan transaksi setelah dihubungi.
- Conversion Rate: Persentase keberhasilan closing dengan rumus:
Conversion Rate = (Deals Closing / Leads Masuk) x 100% - Revenue: Total omzet aktual yang dihasilkan langsung dari closing via AI CRM.
Saran Tindakan Hari Ini
Sistem akan memberikan rekomendasi tindakan otomatis berdasarkan kondisi CRM Anda saat ini. Jika semua berjalan lancar, sistem akan menampilkan pesan: "Semua aman! Tidak ada tindakan yang perlu dilakukan saat ini."
Ruang Obrolan & Kendali Manual
Tab Chats memungkinkan Anda memantau percakapan langsung antara AI Agent dan pelanggan, serta mengambil alih obrolan jika diperlukan.
- Daftar Percakapan (Sisi Kiri): Menampilkan nama pelanggan, cuplikan pesan terakhir, dan waktu interaksi.
- Kolom Pencarian: Cari chat pelanggan dengan cepat menggunakan nama atau kata kunci tertentu.
- Detail Percakapan (Sisi Tengah): Riwayat chat lengkap antara pelanggan dan AI Agent.
- AI Agent Toggle: Tombol sakelar untuk mengaktifkan atau menonaktifkan AI pada chat tersebut. Matikan toggle ini jika Anda ingin melayani pelanggan secara manual.
- Limit AI Agent: Menampilkan sisa kuota penggunaan AI Anda (contoh:
Limit: 27/350). - Kolom Pesan Manual: Ketik pesan langsung di bagian bawah untuk mengirim pesan manual tanpa menutup halaman CRM.
Kirim Pesan Massal (Broadcast Center)
Gunakan tab Broadcast untuk mengirimkan info promo, menu baru, atau pesan follow-up massal kepada pelanggan Anda.
Langkah Membuat Broadcast:
- Pilih Metode Penerima:
- Berdasarkan Tier: Kirim ke kelompok pelanggan berdasarkan loyalitas mereka.
- Berdasarkan Aktif Table: Kirim ke pelanggan yang saat ini sedang aktif di toko.
- Pilih Manual: Pilih nomor pelanggan satu per satu sesuai keinginan Anda.
- Tulis Pesan Broadcast:
Gunakan variabel
[name]untuk memanggil nama pelanggan secara otomatis agar pesan terasa lebih personal.Contoh: "Halo
[name], ada promo spesial hari ini di toko kami. Yuk cek sekarang!" - Atur Jadwal (Schedule Broadcast):
- Matikan toggle schedule untuk mengirim pesan langsung saat ini.
- Aktifkan toggle schedule untuk menentukan tanggal dan jam pengiriman otomatis di masa mendatang.
- Pantau Riwayat: Gunakan bagian Jadwal Mendatang untuk melihat antrean pesan, dan Riwayat Broadcast untuk melihat laporan pesan yang telah sukses terkirim.
Pusat Konfigurasi & Personalisasi AI
Di tab Settings, Anda dapat melatih, mengatur gaya bahasa, hingga mengelola kuota AI Agent Anda.
Silakan buka menu di bawah ini untuk panduan detail setiap sub-menu Settings.
Panduan Detail Sub-Menu Settings
Ringkasan Alur Kerja CRM Ramoo
1. Penuhi Syarat & Hubungkan
Pastikan toko memiliki transaksi QRIS aktif dan hubungkan nomor WhatsApp Business Anda.
2. Atur Karakter & Latih AI
Tentukan gaya bicara AI, lalu unggah menu atau FAQ toko Anda di menu Settings.
3. Aktifkan Kampanye Otomatis
Biarkan AI melakukan upselling dan follow-up otomatis untuk meningkatkan omzet toko.