Panduan Fitur Manajemen Unit Bisnis
Pelajari cara memisahkan laporan penjualan, pengeluaran, dan performa keuangan untuk berbagai lini bisnis dalam satu outlet menggunakan fitur Manajemen Unit Bisnis.
Punya beberapa lini bisnis yang berjalan di bawah satu atap? Fitur Manajemen Unit Bisnis di Dashboard Owner Ramoo adalah solusi tepat untuk memisahkan laporan keuangan dan operasional tanpa perlu menggunakan banyak sistem POS atau memisahkan data secara manual di Excel.
Apa itu Manajemen Unit Bisnis?
Manajemen Unit Bisnis adalah fitur yang membantu Anda memisahkan laporan berdasarkan unit bisnis dalam satu toko atau outlet yang sama. Fitur ini sangat cocok untuk bisnis dengan konsep multi-revenue stream yang menggunakan satu POS terpusat.
Contoh Implementasi Populer:
- Barber + Cafe: Memisahkan pendapatan jasa cukur dengan penjualan kopi.
- Padel Court + Cafe: Memisahkan sewa lapangan dengan penjualan makanan/minuman.
- Restaurant + Bakery: Memisahkan menu makanan berat dengan produk roti/kue.
- Cafe + Retail Product: Memisahkan penjualan menu dine-in dengan produk merchandise/biji kopi.
Tujuan & Manfaat Fitur
Fitur ini dirancang untuk memberikan kendali penuh kepada pemilik bisnis (Owner) dalam:
- Memisahkan Pendapatan (Revenue) secara otomatis berdasarkan unit bisnis masing-masing.
- Memisahkan Pengeluaran (Expense) operasional yang spesifik untuk unit tertentu.
- Mengatur Biaya Bersama (Shared Expense) seperti sewa ruko, Wi-Fi, listrik, atau gaji staf umum berdasarkan persentase alokasi yang adil.
- Menganalisis Laporan Keuangan (P&L) per unit bisnis maupun secara konsolidasi (gabungan).
- Menghemat Waktu dengan mengeliminasi proses rekapitulasi manual yang rawan kesalahan.
Cara Mengakses Fitur
Untuk mulai mengonfigurasi unit bisnis Anda, silakan menuju ke menu berikut:
Dashboard Owner > Pengaturan > Unit SettingsDi dalam halaman ini, Anda akan menemukan 3 tab utama yang saling terintegrasi:
- Units (Pengelolaan Unit)
- Product Mapping (Pemetaan Produk)
- Expense Mapping (Pemetaan Pengeluaran)
1. Mengelola Unit Bisnis (Tab: Units)
Tab Units digunakan untuk membuat dan mendaftarkan unit-unit bisnis yang aktif di dalam outlet Anda. Unit yang dibuat di sini akan menjadi fondasi untuk pemetaan produk, pengeluaran, dan penyaringan laporan.
Langkah 1: Masuk ke Menu Pengaturan
Buka Dashboard Owner Ramoo Anda, lalu pilih menu Pengaturan di sidebar kiri.
Langkah 2: Buka Manajemen Unit Bisnis
Klik pada opsi Manajemen Unit Bisnis (atau Unit Settings).
Langkah 3: Tambah Unit Baru
Buka tab Units dan klik tombol + Tambah Unit.
Langkah 4: Isi Informasi Unit
Lengkapi formulir pembuatan unit:
- Nama Unit: Nama lini bisnis (contoh:
BarberatauCafe). - Slug: Identifikasi sistem (terisi otomatis).
- Deskripsi: Penjelasan singkat mengenai unit tersebut.
- Status: Atur ke Aktif.
Langkah 5: Simpan Konfigurasi
Klik Simpan. Unit baru Anda kini siap digunakan untuk pemetaan.
| Nama Unit | Keterangan / Deskripsi | Status |
|---|---|---|
| Barber | Untuk layanan cukur, grooming, dan produk perawatan rambut. | Aktif |
| Cafe | Untuk makanan, minuman, dan produk siap saji cafe. | Aktif |
PENTING
Unit yang sudah memiliki riwayat transaksi atau pemetaan (mapping) tidak disarankan untuk dihapus karena dapat merusak konsistensi data laporan historis. Jika unit sudah tidak digunakan, cukup ubah statusnya menjadi Nonaktif.
2. Pemetaan Produk (Tab: Product Mapping)
Agar sistem dapat memisahkan pendapatan (revenue) secara otomatis, Anda harus menentukan produk atau kategori produk mana saja yang masuk ke dalam unit bisnis tertentu.
Level Pemetaan (Mapping Level)
Anda dapat melakukan pemetaan dengan dua tingkat fleksibilitas:
Sangat direkomendasikan untuk efisiensi. Semua produk baru yang dimasukkan ke dalam kategori ini otomatis akan mengikuti unit bisnis yang dipilih.
- Contoh: Kategori
Minuman&Makananotomatis dipetakan ke unit Cafe. - Contoh: Kategori
Service Barberotomatis dipetakan ke unit Barber.
Digunakan jika Anda ingin memetakan produk tertentu secara individual, terlepas dari kategorinya.
- Contoh: Produk
Pomade Premiumdipetakan khusus ke unit Barber. - Contoh: Produk
Americanodipetakan khusus ke unit Cafe.
Cara Melakukan Product Mapping
Langkah 1: Buka Tab Product Mapping
Pada halaman Unit Settings, klik tab Product Mapping.
Langkah 2: Buat Pemetaan Baru
Klik tombol Create Mapping.
Langkah 3: Pilih Target Unit
Pilih unit bisnis tujuan (misalnya: Cafe).
Langkah 4: Tentukan Scope Mapping
Pilih Categories (jika ingin memetakan seluruh kategori) atau Products (jika ingin memetakan produk tertentu saja).
Langkah 5: Pilih Item & Finalisasi
Cari dan pilih kategori atau produk yang sesuai, lalu klik Finalize Mappings.
Contoh Hasil Pemetaan Produk:
| Nama Produk / Kategori | Unit Bisnis Tujuan | Dampak pada Laporan |
|---|---|---|
| Haircut Regular (Produk) | Barber | Pendapatan masuk ke unit Barber |
| Hair Wash (Produk) | Barber | Pendapatan masuk ke unit Barber |
| Kategori "Coffee" (Kategori) | Cafe | Semua penjualan kopi masuk ke unit Cafe |
| Croissant (Produk) | Cafe | Pendapatan masuk ke unit Cafe |
Bagaimana jika dalam satu transaksi ada produk dari unit berbeda?
Sistem Ramoo sangat cerdas! Jika pelanggan membeli jasa Haircut (Barber) dan Americano (Cafe) dalam satu struk pembayaran, sistem akan memecah pendapatan tersebut secara otomatis ke masing-masing unit secara real-time.
3. Pemetaan Pengeluaran (Tab: Expense Mapping)
Untuk menghasilkan laporan laba rugi (Profit & Loss) yang akurat per unit bisnis, pengeluaran (expense) juga harus dipetakan. Pemetaan dilakukan pada level Kategori Expense (COA).
Terdapat 2 metode pemetaan pengeluaran yang didukung:
A. Direct Expense (Pengeluaran Langsung)
Digunakan untuk biaya yang 100% dibebankan kepada satu unit bisnis tertentu saja.
- Contoh:
- Gaji Barberman $\rightarrow$ Dipetakan 100% ke unit Barber.
- Pembelian biji kopi $\rightarrow$ Dipetakan 100% ke unit Cafe.
B. Shared Expense (Pengeluaran Bersama)
Digunakan untuk biaya operasional yang dinikmati bersama oleh seluruh unit bisnis di dalam outlet. Anda wajib menentukan persentase alokasi untuk masing-masing unit dengan total akumulasi wajib 100%.
- Contoh Alokasi Biaya Bersama:
| Jenis Pengeluaran | Alokasi Unit Barber | Alokasi Unit Cafe | Total |
|---|---|---|---|
| Sewa Ruko | 50% | 50% | 100% |
| Wi-Fi Internet | 30% | 70% | 100% |
| Listrik & Air | 40% | 60% | 100% |
Contoh Simulasi Perhitungan Shared Expense
Jika tagihan Sewa Ruko bulan ini adalah Rp10.000.000, dengan alokasi Barber (50%) dan Cafe (50%), maka sistem akan otomatis mencatat beban pengeluaran pada laporan keuangan sebagai berikut:
- Beban Sewa Barber: Rp5.000.000
- Beban Sewa Cafe: Rp5.000.000
Cara Melakukan Expense Mapping
Langkah 1: Buka Tab Expense Mapping
Pada halaman Unit Settings, klik tab Expense Mapping.
Langkah 2: Rekam Pemetaan Baru
Klik tombol Record Mapping.
Langkah 3: Pilih Kategori Expense
Pilih kategori pengeluaran yang ingin diatur (misalnya: Utilitas / Listrik).
Langkah 4: Pilih Tipe Alokasi
Pilih antara Direct Expense atau Shared Expense.
- Jika Direct: Pilih satu unit tujuan.
- Jika Shared: Masukkan persentase alokasi untuk setiap unit hingga totalnya mencapai 100%.
Langkah 5: Simpan Pemetaan
Klik Finalize Mappings untuk menyimpan aturan.
Menggunakan Filter Unit pada Laporan
Setelah seluruh konfigurasi unit, produk, dan pengeluaran selesai diatur, Anda dapat mulai menganalisis performa bisnis Anda secara spesifik menggunakan Unit Filter di halaman Laporan.
Langkah 1: Buka Menu Laporan
Masuk ke Dashboard Owner, lalu pilih menu Laporan.
Langkah 2: Pilih Jenis Laporan
Pilih jenis laporan yang ingin Anda analisis atau unduh.
Langkah 3: Gunakan Dropdown Filter Unit
Pada bagian atas kartu laporan, temukan dropdown Unit Bisnis. Pilih salah satu opsi:
- All Units: Menampilkan laporan konsolidasi (gabungan seluruh lini bisnis).
- Barber: Menampilkan laporan khusus operasional Barber.
- Cafe: Menampilkan laporan khusus operasional Cafe.
Langkah 4: Unduh Laporan
Tentukan periode tanggal, pilih format file (Excel/PDF), lalu klik Unduh Laporan.
Bedah Laporan Per Unit Bisnis
Berikut adalah rincian bagaimana filter unit bekerja pada berbagai jenis laporan di Ramoo:
Ringkasan & Praktik Terbaik
- Lakukan Pemetaan Segera: Pastikan setiap produk baru dan kategori pengeluaran baru langsung dipetakan agar tidak ada data yang tidak teridentifikasi (unmapped) di dalam laporan.
- Gunakan All Units untuk Konsolidasi: Gunakan pilihan All Units saat Anda ingin melihat performa kesehatan finansial outlet Anda secara menyeluruh.
- Evaluasi Persentase Alokasi: Tinjau kembali persentase alokasi Shared Expense Anda secara berkala (misal tiap kuartal) untuk memastikan pembagian beban biaya bersama tetap relevan dengan kondisi operasional di lapangan.